Achtsamkeit für Eventplaner – 5 Tipps für weniger Stress

Als Eventplaner hat man in der Regel einen spannenden und vielseitigen Job: man konzipiert eindrucksvolle Erlebnisse, plant und koordiniert alle nötigen Schritte in der Vorbereitung, trägt die Verantwortung bei der Umsetzung und hält die Fäden fest in der Hand. Viel Abwechselung, viel Verantwortung, aber mitunter auch viel Stress. Denn nicht selten laufen mehrere Eventprojekte parallel, und gerade als Einsteiger tut man sich ziemlich schwer damit, die richtigen Prioritäten zu setzen und bei aller Hektik entspannt zu bleiben.

Die Posted-Falle

Auch ich bin zu Beginn meiner Zeit als Eventplanerin in diese Falle getappt: möglichst alles sofort und wenn’s geht gleichzeitig zu erledigen. Mein Bildschirm war damals mit gelben Posted-Zetteln übersäht, die mich bitte, bitte immer an die wichtigsten To-Do’s erinnern sollten. Das taten sie auch. Aber anstatt mir die Angst zu nehmen, etwas Wichtiges zu vergessen, erzeugten sie lediglich Stress. Denn ständig hatte ich den gesamten Berg an To-Do’s vor Augen und somit immer das Gefühl, noch nichts davon erledigt zu haben. Dabei geht es auch anders – das weiß ich heute, und das erzähle ich immer wieder in meinen Seminaren und Beratungen. Achtsamkeit kann hier einen wichtigen Beitrag leisten. Warum? Was genau ist Achtsamkeit?

Hier und Jetzt

Im Prinzip geht es bei der Achtsamkeit in erster Linie um das Sein im Hier und Jetzt. Das sich bewusst konzentrieren auf die Gegenwart in allen Bereichen des Lebens. Damit ist keinesfalls gemeint, alles Zukünftige aus dem Blick zu verlieren oder gar zu ignorieren. Vielmehr geht es um die Priorisierung, um das Festlegen, was jetzt erledigt und bedacht werden sollte und was noch Zeit hat.

Und genau hier sind wir bei der Verbindung zu uns Eventplanern, die ständig zig Dinge im Kopf haben. Hier meine 5 wichtigsten Tipps, um achtsamer und entspannter durch spannende Eventprojekte zu gehen – nicht nur für Eventeinsteiger hilfreich:

1. Die richtige Basis

Wird ein Eventprojekt von Anfang richtig konzipiert, kann auch mit mehr Struktur geplant und vorbereitet werden. Klingt abgedroschen, ist aber ein Schlüssel zum entspannteren Arbeiten. Nehmen Sie sich die nötige Zeit, um realistische und erreichbare Ziele zu definieren, die richtigen Zielgruppen auszuwählen und die passenden Veranstaltungsformate auszuwählen. All das stellt das Fundament für Ihren Event dar, auf dem ein Schritt nach dem anderen erfolgt.

2. Zeit nehmen, um Zeit zu gewinnen

Wenn es an die Planung der nächsten Schritte für Ihr Event geht, nehmen Sie sich Zeit dafür, ein Timetable zu erstellen, Checklisten zu erarbeiten, Meilensteine zu definieren – wie auch immer Sie es nennen wollen. Nicht alle Schritte müssen sofort erledigt werden. Es gibt Themen, die stehen am Anfang der Eventvorbereitungen an, und es gibt viele Schritte, die erst zu einem späteren Zeitpunkt erledigt werden müssen. Legen Sie für jeden Schritt Termine fest, wann dieser Schritt erledigt sein soll. Nutzen Sie Tools, die Sie automatisch an Themen, die anstehen, erinnern. Wie diese Tools aussehen, ist Ihnen überlassen. Der Effekt: Sie werden immer nur an das erinnert, was gerade jetzt ansteht und wichtig ist. Alles andere belastet Sie gerade nicht und rückt erst dann in den Vordergrund, wenn die Zeit dafür da ist.

3. Status festhalten

Arbeiten Sie regelmäßig mit Ihren Timetables oder Checklisten und halten Sie Meilensteine fest. Notieren Sie sich den Status in Ihrer Aufgabenerledigung. Auch das sorgt für Entspannung, denn gerade bei parallel laufenden Projekten gerät man schnell in Panik, wenn wenn nicht mehr weiß, wo man bei einem Thema genau steht. Speziell wenn mehrere Personen an einem Projekt mitarbeiten, sollten Sie Tools nutzen, über die jederzeit der aktuelle Stand von Aufgaben festgehalten wird. Die Basis für einen guten Überblick.

4. Durchatmen

So banal wie unverzichtbar – machen Sie öfter mal einen Schritt zur Seite und atmen Sie tief durch. Gerade, wenn unerwartete Herausforderungen auftreten, viele Menschen gleichzeitig etwas von Ihnen möchten, es vielleicht sogar in Ihrem Projekt zu plötzlichen Problemen kommt, die kurzfristig gelöst werden müssen. Wechseln Sie für kurze Zeit die Position, den Blick, die Perspektive, durch einen kurzen Gang an die frische Luft sogar den Ort. Sie werden entspannter an die Ihren Schreibtisch zurückkommen und können mit klarem Blick entscheiden, was nun zu tun ist.

5. Helfen Sie der Kuh vom Eis

Nichts ist schlimmer und bringt sie weniger weiter, als Diskussionen, wenn kleinere oder größere Katastrophen in Ihrer Eventplanung passieren. Es hilft niemandem, direkt im Krisenfall einen Schuldigen auszumachen oder zu analysieren, wie es dazu kommen konnte. Hier gilt es in erster Linie, die berühmte Kuh vom Eis zu holen, erst einmal Probleme zu lösen und wenn möglich, Alles wieder zum Laufen zu bringen. Nach dem Event bleibt Ihnen immer noch genügend Zeit, um in Ruhe zu analysieren, was genau passiert ist, wie es dazu kam und was Sie daraus für die Zukunft lernen können.

Nicht immer läuft alles nach Plan in Ihren Eventvorbereitungen und auch Achtsamkeit schützt nicht immer vor kurzfristigem Stress. Aber sie kann Ihnen helfen, um die nötige Resilienz zu entwickeln, die jeder Eventplaner braucht, um möglichst entspannt und mit Weitblick zu arbeiten.


Haben Sie eigene Tipps für mehr Entspanntheit in der Eventplanung? Schreiben Sie mr einfach – gerne als Kommentar oder per Mail an info@hoffmannevent.de.

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