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Bereit für die Bühne – Teil 3

Bereit für die Bühne – Teil 3

In meiner dreiteiligen Blogserie „Bereit für die Bühne“ geht es um Menschen auf der Bühne von Events. Um Redner und Rednerinnen, um Moderatoren und Moderatorinnen und um Veranstalter und Veranstalterinnen, die die zuvor genannten Experten und Expertinnen für ihre Events buchen.Durch meine fast 20jährige Arbeit im Eventbereich habe ich auf Veranstalterseite mit vielen Vortragenden und Moderatoren zusammengearbeitet und habe natürlich auch selbst als Teilnehmerin vielen Speakern und Moderatoren zugehört. Seit fast 6 Jahren stehe ich zudem selbst mit meinen Themen als Speakerin auf Bühnen – es ist also an der Zeit, all meine Erfahrungen in diesen Beiträgen an Sie weiterzugeben.

Im ersten Teil, „Die Macht der Worte – gute Speaker und Moderatoren finden“, geht es darum, gute Speaker oder Moderatoren zu finden. Der zweite Teil, „Die Macht des Auftritts – Tipps für die Bühne“, enthält eine Sammlung von hilfreichen Tipps für Speaker und Moderatoren für ihre Bühnenpräsenz. Im dritten und letzten Teil der Serie, „Respektvoll und fair – wie Veranstalter und Speaker gut zusammen arbeiten“, zeige ich Ihnen, wie Veranstalter und Speaker zu einem guten und respektvollen Miteinander kommen.

Eines sei vorweg klargestellt: Zur besseren Lesbarkeit verwende ich in meinen Beiträgen dort, wo es keinen Alternativbegriff gibt, die männliche Form. Meine Ausführungen gelten gleichermaßen für das weibliche Geschlecht.

Teil 3: „Respektvoll und fair – wie Veranstalter und Speaker gut zusammen arbeiten“

Ging es in den ersten beide Beiträgen meiner Blogserie „Bereit für die Bühne“ um konkrete Tipps für die Rednersuche und den Bühnenauftritt als Speaker, soll es im letzten Teil der Serie um das Miteinander von Veranstaltern und Rednern oder Moderatoren gehen. „Muss man darüber schreiben?“, denken Sie jetzt vielleicht.  Ja, unbedingt, denn hier qibt es einiges zu klären.

Viele Probleme im Miteinander von Veranstaltern und Rednern sind in Missverständnissen, aber auch unterschiedlichen Erwartungen begründet. Schauen wir uns das Verhältnis Veranstalter-Speaker etwas genauer an. Warum buchen Veranstalter Redner?  Der Veranstalter plant ein Ereignis, eine Tagung, eine Kongress oder was auch immer mit einer bestimmten inhaltlichen Ausrichtung. Er füllt das Programm mit Speakern, die das gewählte Thema durch Vorträge oder andere Formate den Teilnehmenden nahebringen sollen. Der Veranstalter profitiert vom Know-how und der Expertise des Redners. Er nimmt dessen Angebot oder Leistung in Anspruch. Und damit sind wir auch schon beim ersten großen Missverständnis.

Geiz ist nicht geil

Leistungen kosten – das gilt auch für Leistungen von Rednern oder Moderatoren. Irgendwann hat jemand die Mär von der sogenannten „Win-Win-Situation“ ins Leben gerufen. Das bedeutet eine Art Tauschgeschäft: Der Redner stellt kostenlos seine Leistungen Form von Vorträgen, Expertise und Präsenz zur Verfügung. Im Gegenzug bietet der Veranstalter durch seine Veranstaltung dem Speaker eine Plattform, sich zu präsentieren, neue Kontakte zu knüpfen zu potentiellen Kunden u.a. Doch geht diese Rechnung wirklich auf? Im Einzelfall vielleicht, aber in der Masse eher nicht und der Speaker geht leer aus.

Mein Tipp für Veranstalter: Planen Sie als Veranstalter von Anfang an Rednerhonorare in Ihrem Budget mit ein. Verhandeln ist gut, aber von vornherein den Redner zum Nulltarif engagieren zu wollen, ist unseriös (zu diesem Thema habe ich bereits gebloggt – lesen Sie hier weiter).

Mein Tipp für Redner: Sprechen Sie gleich zu Beginn die Frage nach dem Honorar an und nennen Sie Ihre Vorstellungen. Es gibt sicher Einzelfälle, z.B. bei Kurzvorträgen auf Messen zu Marketingzwecken, bei denen ein kostenloser Vortrag sinnvoll ist. Doch gerade bei Anfragen seitens des Veranstalters und bei ausführlichen Fachvorträgen sollte kein Vortrag kostenlos erfolgen.

Gut gebrieft ist halb gewonnen

Das nächste Missverständnis entsteht durch mangelnde Kommunikation. Ein Speaker wird vom Veranstalter für ein bestimmtes Thema gebucht, das er auf der Veranstaltung vertreten soll. Das alleine an Information für den Redner reicht allerdings nicht. Erhält der Redner keinen Einblick in die Zielsetzung des Events und die zu erwartende Zielgruppe, in das Setting des Events, wird es schwierig sein, den eigenen Vortrag voll und ganz auf die Gegebenheiten anzupassen. Aber genau das sollte ein guter Redner tun – die Zuhörer immer aufs Neue abholen.

Mein Tipp für Veranstalter: Schon bei der Redner- oder auch Moderatorensuche sollten Sie einen ersten Ablaufplan zur Verfügung stellen sowie grundlegende Informationen zur Veranstaltung. So kann sich Ihr Gegenüber bereits jetzt ein erstes Bild darüber machen, auf ihn oder sie zukommt.

Mein Tipp für Redner: Fordern Sie ein ausführliches Briefing ein mit den für Sie wichtigen Informationen zur Veranstaltung. Erfragen Sie auch die Erwartungen des Veranstalters an Sie. Das ist vor allem bei der Teilnahme an Podiumsdiskussionen wichtig: Mit wem werden Sie diskutieren und wie sind die Positionen zum Diskussionsthema aufgeteilt?

Teamwork statt Einzelkämpfer

Gerade auf Moderatoren kommt je nach Veranstaltung eine umfangreiche Vorbereitung zu. Werden Interviews geführt oder Diskussionsrunden geleitet, müssen im Vorfeld umfassende Informationen zu Rednern und Themen zusammengetragen werden. Leider stehen Moderatoren häufig mit dieser Aufgabe alleine da: Informationen zu den Rednern sind seitens des Veranstalters nicht vorhanden, Informationen zum Veranstaltungsablauf kommen schleppend. Unter diesen Bedingungen eine professionelle Moderation vorzubereiten ist kräftezehrend.

Mein Tipp für Veranstalter: Unterstützen Sie Ihren Moderator mit allen Informationen, die Sie, z.B. aus der Recherche nach Speakern, über Ihre Redner gesammelt haben. Stellen Sie Kontaktdaten zur Verfügung, so dass der Moderator direkt auf die Redner oder Diskussionsteilnehmer zugehen kann. Teilen Sie Änderungen im Veranstaltungsablauf umgehend Ihrem Moderator mit – er führt durch die Veranstaltung und sollte darüber zügig und umfassend informiert werden.

Mein Tipp für Moderatoren: Fordern Sie Informationen zu den Rednern vom Veranstalter ein. Zu vielen Rednern besteht durch den Veranstalter bereits ein persönlicher Kontakt, der für die Vorbereitung von Ihnen genutzt werden kann. Sprechen Sie aktiv auch Themen an wie Kleidungswünsche an den Moderator. Hier gibt es im übrigen viele Missverständnisse, die über ein Gespräch im Vorfeld vermieden werden können.

Generalprobe

Am Veranstaltungstag geht es mitunter recht hektisch zu und es fehlt häufig die Zeit für Bühnen-, Stell- oder Technikproben. Diese sind aber gerade im Zusammenspiel mit Rednern, Moderatoren und Technik wichtig. Die Folge sind verwirrte Redner, die von der falschen Seite auf die Bühnen kommen oder die nach dem Applaus einfach nicht die Bühne verlassen wollen, weil es ihnen niemand gesagt hat.

Mein Tipp für Veranstalter: Planen Sie von Anfang an Zeit für Proben ein. Ist das Setting, Bühne etc., bereits am Vortag fertig, ist das der idealer Zeitpunkt, z.B. die Ausleuchtung und Stellproben mit Statisten vorzunehmen. Sind bereits Moderatoren oder Redner vor Ort, können auch mit Ihnen bereits Proben mit Technik und Ton auf der Bühne eingeplant werden. Spätestens am Veranstaltungstag sollte dann noch genügend Zeit für Proben bleiben, um allen am Bühnengeschehen ein sicheres Gefühl zu geben.

Mein Tipp für Moderatoren und Redner: Sprechen Sie aktiv Probenzeiten an. Je nach Ihrem Part auf der Bühne benötigen Sie etwas mehr Zeit für Ablauf-, Technik- oder Tonproben, um anschließend auch ggf. noch Anpassungen vornehmen zu können. Nutzen Sie die Probenzeit, um sich vertraut zu machen mit der Umgebung, in der Sie mitunter einige Stunden verbringen werden.

Ehrliches Feedback

Häufig gehen Redner oder Moderatoren und Veranstalter nach dem Event recht schnell auseinander. Es kurzes Dankeschön, ein Händedruck, vielleicht noch der obligatorische Blumenstrauß oder die Flasche Wein – das war’s. Auch hier kann ein respektvoller Umgang miteinander anders aussehen.

Mein Tipp für Veranstalter: Geben Sie Ihrem Redner/Moderator im Anschluss an die Veranstaltung ein ehrliches Feedback. Nur so können Sie klären, ob die gegenseitigen Erwartungen erfüllt wurden. Verschwiegene Kritik bringt niemanden weiter und faire Kritik gehört zu einem respektvollen Umgang mit allen Dienstleistern. Waren Sie zufrieden mit dem Redner oder Moderator, schreiben Sie ein paar Dankeszeilen, die als Referenz genutzt werden können. Wenn Sie einen guten Fotografen bei Ihrer Veranstaltung dabei hatten, senden Sie Ihrem Redner/Moderator doch ein paar gute Aufnahmen in Aktion, die er selber dann nutzen darf.

Mein Tipp für Moderatoren und Redner: Gehen Sie auch hier aktiv auf den Veranstalter zu, wenn er es nicht übernimmt. Bitten Sie um ehrliches Feedback. Senden Sie dem Veranstalter zeitnah Ihre Rechnung. Sie können diese Gelegenheit nutzen, um eine Referenz vom Veranstalter zu erfragen, die Sie dann nutzen können.

 

Viele von den zuvor genannten Themen sehen die meisten von uns als selbstverständlich an. Doch gerade hier entstehen die meisten Missverständnisse und Ungereimtheiten. Ein fairer und offener Umgang miteinander vermeidet derartige Situationen und gestaltet die Zusammenarbeit sehr viel harmonischer und erfolgreicher.

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