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Keine Schlacht am Buffet – Checkliste für ein gelungenes Catering

Keine Schlacht am Buffet – Checkliste für ein gelungenes Catering

Immer wieder stelle ich feFood schmal2st, dass der Stellenwert des Caterings im Eventgefüge unterschätzt wird: Was viele schlichtweg als reine „Pausenverpflegung“ sehen, kann im negativen Fall das Feedback der Teilnehmer in den Keller ziehen.

Ein Event spricht die Teilnehmer multisensorisch, d.h. auf verschiedenen Ebenen an. Ein ganz wichtiger Aspekt dabei ist das Catering. Es ist ein elementarer Bereich der Teilnehmerbetreuung und dient neben der reinen körperlichen Stärkung auch der Gesprächsführung der Teilnehmer untereinander, dem Networking. Es ist aber auch ein Zeichen der Wertschätzung, die der Veranstalter dem Teilnehmer entgegen bringt. Auf dieser Ebene sind Teilnehmer besonders empfindsam. Das heißt in der Praxis, dass der Veranstalter durch grobe Fehler beim Catering einer an sich gut laufenden Veranstaltung Schaden zufügen kann.

Auf welche Punkte sollte ein Veranstalter nun achten, um die Risiken für ein aus dem Ruder laufendes Catering so gering wie möglich zu halten:

Passen Sie die Pausenzeiten an Ihre Veranstaltungsart an

  • grob gesagt: je länger Ihre Veranstaltung dauert, umso mehr Raum sollten Sie dem Catering geben. In der Regel schwindet nach 1,5 – 2 Stunden Zuhörens die Aufmerksamkeit der Teilnehmer. Dem sollten Sie unbedingt Rechnung tragen und genügend Pausen einplanen
  • bei Workshops oder halbtägigen Veranstaltungen genügen unter Umständen 1-2 kürzere Pausen mit einem kleinen Imbiss. Bei ganztägigen Events sollte sowohl vormittags als auch nachmittags eine kurze Pause mit Snacks vorgesehen werden. Mittags ist eine etwas längere Pause von ca. 60 Min. ein Muss. Je nach Art des angebotenen Caterings, z.B. in Buffetform oder als gesetztes Essen, kann die Länge durchaus abweichen. Ein abschließendes Get-together oder sogar ein gesetztes Abendessen bilden einen gemeinsamen Abschluss und können ganz unterschiedlich gestaltet werden, z.B. als Buffet, gesetztes Essen, Flying Buffet oder Live Cooking. Je nach Zielgruppe kann sich auch eine organisierte Abendveranstaltung anschließen

Passen Sie das Catering an Ihre Veranstaltungsart an

  • hier ist Fingerspitzengefühl gefordert. Manche Speisen erwecken den Eindruck, sehr teuer und edel zu sein. Findet Ihre Veranstaltung in Zeiten knapper Budgets oder Umbrüche in der Firma statt, sollten Sie hier etwas bodenständiger auftreten. Aber auch hier ist Vorsicht geboten, denn in der Auswahl der Speisen spiegelt sich auch Ihre Haltung gegenüber der Teilnehmer wieder, bei Wasser und Brot sollte deshalb niemand tagen
  • manche Veranstalter machen noch immer den Fehler, bei Kundenveranstaltungen üppiges, gehobenes Catering aufzufahren und die eigenen Mitarbeiter bei internen Veranstaltungen mit Kartoffelsalat und Würstchen „abzuspeisen“. So etwas bleibt auf Dauer nicht unbemerkt und sorgt für Unmut. Catering hat etwas mit Wertschätzung der Teilnehmer zu tun, ganz gleich, ob es sich beim Event um eine Kundenveranstaltung oder einen Mitarbeiterevent handelt
  • Sie sollten auf jeden Fall immer einen hohen Qualitätsanspruch an das Catering stellen und unter nachhaltigen Gesichtspunkten auswählen: Achten Sie auf Anbieter von Bio-Catering und wählen Sie wenn möglich regionale Anbieter

Berücksichtigen Sie die Wünsche Ihrer Teilnehmer

  • selbstverständlich kann man es 350 Teilnehmern nicht gleichermaßen recht machen, was Essen und Getränke angeht. Aber Sie können z.B. im Vorfeld mit der Einladung bereits besondere Wünsche erfragen oder verschiedene Belange von vorneherein einplanen. So haben Sie die Möglichkeit, z.B. vegetarisches oder veganes Essen in ausreichender Menge vorzuhalten. Natürlich sollten je nach Teilnehmergruppe auch etwaige religiöse Belange berücksichtigt werden. Aber bitte nicht falsch verstehen: Es sollten keine Teilnehmer gezwungen werden, vegan zu essen. Sondern Sie sollten immer verschiedene Optionen bereithalten

Arbeiten Sie mit Profis zusammen

  • gerade weil das Catering ein essentieller Bereich Ihrer Veranstaltung ist, arbeiten Sie hier nur mit ausgewiesenen Profis zusammen. Sie bieten Ihnen saisonal passende Speisen an, stimmen die Getränke auf die Speisen ab und haben die benötigten Mengen entsprechend Ihrer Teilnehmerzahl stehts im Auge. Auch sollte Ihrer Caterer unbedingt vorab Ihre Veranstaltungslocation kennengelernt haben. Nur so kann er gemeinsam mit Ihnen als Veranstalter die optimale Anordnung von Buffetflächen oder der Bestuhlung in den Cateringzonen festlegen. Wichtig, um etwaige lange Wartezeiten und Staus an den Buffets zu vermeiden oder zu minimieren.

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