Plötzlich Veranstalter – meine 6 Tipps für Eventstarter

Plötzlich Veranstalter – meine 6 Tipps für Eventstarter

  • Beitrags-Kategorie:Eventmarketing

EventstarterEin Großteil der Veranstaltungen mit unternehmerischem Hintergrund wird von Unternehmen selbst geplant und umgesetzt. Größere Firmen haben dazu eigene Eventfachleute, die in sogenannten „Inhouse-Agenturen“ oder der Event-Unit Events konzipieren und umsetzen. Diese Mitarbeiter sind zum Teil ausgebildete oder studierte Eventprofis oder haben sich als Quereinsteiger über viele Jahre professionelles Know-how aufgebaut.

Anders sieht es in der Regel in den Firmen des klassischen Mittelstands oder in Kleinst-Unternehmen aus. Hier übernehmen Mitarbeiter aus eventfremden Fachbereichen, Assistentinnen oder – bei Kleinst- und Solounternehmen – die Inhaber selbst die Planung und Organisation ihrer Unternehmensveranstaltungen. Ohne spezielle Eventfachkenntnisse und neben dem eigentlichen Job Unternehmensveranstaltungen professionell zu organisieren, ist eine große Herausforderung. Speziell für Eventstarter habe hier ich meine 6 wichtigsten Tipps aufgelistet.

1. Ruhe bewahren und erste Strukturen festlegen

Nehmen Sie den Auftrag entgegen und setzen Sie zeitnah eine Art Klausurmeeting mit Ihrem internen Auftraggeber oder Ihrem Chef an. Sprechen Sie zunächst über Grundsätzliches: was für eine Veranstaltung soll stattfinden? Was soll damit erreicht werden? Wer soll damit angesprochen werden? Legen Sie konkrete Ziele fest und definieren Sie die passenden Zielgruppen. Die Zielsetzung ist einer der wichtigsten Schritte in der Eventplanung, auf den Sie im weiteren aufbauen können.

2. Kontaktbörse Eventplanung

Suchen Sie sich Mitstreiter, bilden Sie ein (kleines) Eventteam. Wenn Sie als Solounternehmer tätig sind, können Sie hier überlegen, ob Sie das Projekt allein realisieren können oder ob Sie geeignete Kooperationspartner dazu nehmen möchten. Gehen Sie nun in die Konzeption des Events. Im Team geht das oft leichter, denn jeder bringt Ideen ein und kann seinen Part schultern. Wie Sie nun zielgerichtet Ihr Eventprojekt aufsetzen, können Sie hier lesen.

3. Versicherungen und Genehmigungen – was ist nötig?

Das richtet sich natürlich danach, welcher Art Ihre Veranstaltung ist und wo sie stattfindet. Eine öffentliche Veranstaltung, und dazu zählen unternehmerische Veranstaltungen in der Regel, müssen bei der zuständigen Behörde angemeldet werden (vgl. Thomas Waetke, EVENTFAQ).

Bei einer öffentlichen Veranstaltung muss für die Musiknutzung eine GEMA-Anmeldung vorgenommen werden. Welche Tarife für Ihre Veranstaltung gelten, können Sie direkt bei der GEMA erfragen.

Als Veranstalter sind Sie zwar nicht gesetzlich dazu verpflichtet, eine Veranstaltungshaftpflichtversicherung abzuschließen, dennoch würde ich immer dazu raten. Wichtig zu wissen: bei allen nicht privaten Veranstaltungen haftet keine private Haftpflichtversicherung (vgl. Juliane Weiss, Transparent beraten).

Welche weiteren Genehmigungen, Anmeldungen oder Versicherungen für Ihren Event erforderlich sind, richtet sich nach den individuellen Gegebenheiten und muss im Einzelfall von Experten bei Ihrer zuständigen Behörde oder von Versicherungsexperten geklärt werden.

4. Make or buy?

Viele unternehmerische Veranstalter möchten Ihre Veranstaltung aus unterschiedlichen Gründen in Eigenregie planen und durchführen. Doch seien Sie gleich zu Beginn, aber spätestens beim Betrachten Ihres Projektplans ehrlich: was können Sie und Ihre Kollegen wirklich aus eigener Kraft neben Ihrem Job schaffen und wo sollten Sie sich Unterstützung von externen Partnern dazu nehmen? Eine realistische Einschätung hilft, den Überblick zu behalten und die eigenen Ressourcen durchdacht einzusetzen.

5. Checklisten = Rettungslisten

Arbeiten Sie unbedingt mit Checklisten, die Sie stets aktuell halten sollten. Hier finden Sie alle zu erledigenden Schritte mit den dazuhörigen Terminen und Ansprechpartnern. So behalten Sie während des gesamten Projekts den Überblick über Ihre Veranstaltungsorganisation.

6. Eventzeit

Sie werden kaum Ihren eigentlichen Job für die Zeit der Eventvorbereitungen ruhen lassen können. Planen Sie sich deshalb von Anfang an feste Eventzeiten ein, in denen Sie sich nur um Ihre Veranstaltung kümmern. Wie oft und wie lang diese Zeiten sein sollten, hängt von Art und Umfang Ihres Events ab und kann sich je nach Projektphase auch ändern. Arbeiten Sie in Ihrer Eventzeit Ihre Checklisten ab. Wenn keine außergewöhnlichen Themen zu Ihrem Event aufkommen, können Sie am Ende die Eventvorbereitungen Ihre Checklisten mit gutem Gewissen bis zur nächsten Eventzeit ruhen lassen.


Noch mehr Tipps gefällig? Dann empfehle ich Ihnen meine Blogserie mit 15 Eventtipps für KMU.

Schreibe einen Kommentar