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Eventcafe – heute mit Bloggerin Katrin Taepke

Eventcafe – heute mit Bloggerin Katrin Taepke

In meinem EVENTCAFÉ treffe ich Expertinnen und Experten ihres Fachs, die ich zu verschiedenen Eventthemen befrage.


Katrin Taepke hat an der DHBW Ravensburg Messewirtschaft studiert, erfolgreich die Prüfung zum international anerkannten „Certified Meeting Professional“ absolviert sowie von 2011 bis 2013 ein berufsbegleitendes MBA-Studium an der Hochschule für Wirtschaft und Recht (Berlin) mit dem Schwerpunkt „Entrepreneurship“ (innovative Geschäftsmodelle in KMU) absolviert. Seit 2003 plant, budgetiert und organisiert sie federführend in verschiedenen leitenden Positionen Fach- und Endverbrauchermessen sowie Wirtschafts- und wissenschaftliche Tagungen mit bis zu 10.000 Teilnehmer/innen. Seit Februar 2018 betreibt sie den Blog „MICEstens digital“ für Veranstaltungsplaner in Verbänden, Unternehmen und Agenturen.

Kerstin Hoffmann-Wagner: Du bist schon viele Jahre in der MICE-Branche unterwegs, also ganz analog. Wie bist Du 2018 darauf gekommen zu bloggen?

Katrin Taepke: 2017 hat es ganz harmlos mit ein paar Gastbeiträgen für andere Blogs oder auch für Fachzeitschriften angefangen. Da habe ich gemerkt, dass es mir Freude macht, mein Wissen und meine Meinung mit anderen zu teilen. Allerdings wurde mir auch schnell bewusst, dass ich auf anderen Blogs mich stets nach deren Spielregeln richten muss. So entstand dann bei mir der Wunsch, etwas eigenes aufzubauen. Und im Februar 2018 hatte ich plötzlich die Idee für den Namen: MICEstens digital. Kennst du die 72 -Stunden-Regel? Die besagt, dass wir Dinge nicht umsetzen, wenn wir nicht innerhalb von 72 Stunden die ersten Schritte gehen. So habe ich noch am gleichen Abend die Domain reserviert und einen Webhoster gesucht.

Digitalisierung ist Dein Schwerpunkt bei MICEstens digital. Wo steht die Eventbranche heute in Sachen Digitalisierung?

Ich glaube, das ist wie bei der Gaußschen Normalverteilung – am Anfang und am Ende der Kurve ein paar wenige und in der Mitte finden wir die Masse. Damit meine ich: Da gibt es die digitalen Vorreiter unter den Eventmanagern und ein paar wirklich innovative Tools. Sowohl die Tools als auch diese Planer sind jedoch recht selten vertreten. Gleiches gilt für die Bewahrer von analogen Tools. Die Fans der postalischen Einladungen, von Exceltabellen und Papierlisten. Die meisten allerdings nutzen schon in irgendeiner Form digitale Tools – meist beginnt es mit einer Website, einem Auftritt in den Sozialen Medien und einer Software fürs Teilnehmermanagement.

Wie ist Deine Einschätzung: Verändert sich der Beruf des Eventmanagers durch die Digitalisierung und wie sollte in der Ausbildung darauf reagiert werden?

Du weisst es bestimmt selbst am besten: Ein Eventmanager soll ja eine „eierlegende Wollmilchsau“ sein. Also Organisationstalent mitbringen ebenso wie Verkäufer, Verhandler, Techniker, Marketingexperte, Marktforscher etc. All diese Aufgaben werden immer digitaler. Doch spezielle Ausbildungen dafür gibt’s selten. Ich selbst habe eine “digitale Weiterbildung für Eventmanager” gesucht. Gefunden habe ich eine allgemeine; eine zum Experten für Web-Commerce. Die ist allerdings schon recht Online-Shop-lastig. In unserem Business verkaufen wir jedoch häufig Dienstleistungen und eben keine Waren. Das ist ein echter Unterschied. Daher fände ich eine zugeschnittene Aus- und Weiterbildung für die Eventbranche sehr wertvoll. Dazu gehört zum Beispiel

  • das große ABC des Online-Marketing oder auch
  • der Umgang mit großen Datenmengen (Big Data)
  • ein bisschen Know-how zu KI
  • Verständnis für gehypte Technologien wie Blockchain oder Sprachassistenten
  • und vieles mehr

Wenn man Deine Blogposts aufmerksam verfolgt, kann man immer wieder gute Tipps von Dir zu digitalen Tools finden, die einem das Leben als Eventplaner erleichtern. Wie suchst Du die Tools aus, über die Du berichtest? Testest Du sie alle selber?

Wäre ich Jurist, würde ich sagen: Es kommt darauf an. Manchmal entdecke ich Tools, die für Eventmanager spannend sein können. Dann schaue sie mir genauer an. Manchmal habe ich gute Erfahrungen mit den Tools einer bestimmten Kategorie, z. B. Kollaborationsplattformen oder digitale Umfragentools. Dann recherchiere ich, welche es noch gibt und was die können. In den allermeisten Fällen lade ich mir die App herunter oder starte die Testversion. Oder ich setze tatsächlich einen Alexa Skill auf, damit ich darüber auch authentisch berichten kann. Wenn ich jemanden finde, der viel Praxiserfahrungen mit einem bestimmten Tool mitbringt, dann interviewe ich die Person lieber. So entstehen zum Beispiel Interviews zu Einlasskontrolle mit Hilfe von Gesichtserkennung oder digitale Leaderfassung.

Wie sind Deine eigenen Erfahrungen mit Eventtools – setzt Du sie in Deinem beruflichen Alltag ein?

Das ist ganz unterschiedlich. Einige Tools habe ich bei früheren Arbeitgebern eingesetzt, z.B. die schon genannten Kollaborationsplattformen oder Votingtools. Andere nutze ich auch heute noch im Job, z.B. Software für Teilnehmermanagement. Und die nächste Kategorie brauche ich für meinen Blog. Und ja, es gibt auch Tools, die ich wahnsinnig gern einmal anwenden würde, zum Beispiel instant booking. Bis allerdings die Locations, die ich brauche, dort einmal vertreten sein werden, wird’s wohl noch dauern. Und ob ich dann in Echtzeit buchen darf, ist die nächste Frage 😉

Gerade ist Dein erstes eBook über Software für Eventmanager erschienen. Was erwartet die Leser darin?

Ein Ratgeber durch den Dschungel der IT-Lösungen fürs Eventmanagement. Genauer gesagt fürs Teilnehmermanagement. Das ist ja der Kern der meisten Tools. Ich kenne tatsächlich noch keine Software, die wirklich alle Schritte der Eventplanung vereint. Von der Locationsuche, über die Referentenrecherche bis hin zur Abrechnung.

Zurück zum eBook: Ich habe schon zweimal ganz konkret eine neue Software gesucht. Im ersten Fall musste es super schnell gehen und es gab nirgends eine echte Hilfe. Im zweiten Fall fand ich ebenso wenig Informationen in Büchern oder im Netz und die Recherche ist letztendlich an der Budgetfrage gescheitert. Aus beiden Suchprozessen hab ich meine Learnings aufgeschrieben und gebe sie nun weiter – an alle, die jetzt eine Software suchen.

Was rätst Du Eventplanern, die noch am Anfang auf dem Weg in die Digitalisierung stehen. Womit sollten Sie anfangen?

Mit kleinen Schritten neue Tools ausprobieren. Allerdings mit einem konkreten Ziel und eben nicht, weil alle anderen jetzt digitale Tools nutzen. Sind die Events groß genug, würde ich immer mit einer Software fürs Teilnehmermanagement starten. Wer da noch auf Papier und Excel setzt, hat entweder ganz kleine Veranstaltungen oder macht sich einfach das Leben schwerer als es ist. Außerdem wirkt’s nicht besonders professionell. Oder schlägst du noch in den Gelben Seiten nach, wenn du eine Telefonnummer suchst? 😉

Neben dem Ziel finde ich auch die Usability, also die Nutzerfreundlichkeit oder Bedienbarkeit, ganz wichtig. Schau dir einmal ganz kritisch deine bereits vorhandenen Tools an. Wie gut ist die Website wirklich? Finde ich schnell und intuitiv die wichtigsten Informationen zu deiner Veranstaltung? Du glaubst gar nicht, wie oft ich auf Event-Websiten das Datum, den Ort oder Kontaktangaben suche.

Was sind Deine 3 wichtigsten Skills, die Eventplaner benötigen, um erfolgreich in die Digitalisierung zu starten?

Neugierde, Aufgeschlossenheit, Umsetzungswillen.

Egal was kommt, wenn du neugierig und aufgeschlossen bist und bleibst, fällt es dir leichter, neue Technologien anzuwenden. Wenn es dir dann noch gelingt, dieses neue Wissen auch wirklich umzusetzen, bin sehr optimistisch was die Digitalisierung betrifft.

Wo siehst Du die MICE-Branche in 10 Jahren – vor allem im Bereich der Digitalisierung?

Ich glaube, Events wird es nach wie vor geben. Gerade wegen der Digitalisierung wollen wir uns noch im echten Leben austauschen. Die Prozesse für die Eventorganisation jedoch werden automatisierter ablaufen. So haben wir hoffentlich in 10 Jahren deutlich mehr Zeit für gute Eventkonzepte für begeisterte Teilnehmer und einen echten Austausch vor Ort.

Auf was freust Du Dich in der nächsten Zeit am meisten?

Ich freu mich auf und über mein fertiges ebook, auf eine hoffentlich erfolgreich abgeschlossene Weiterbildung und einen ebenfalls hoffentlich bald beendeten Umzug. Und auf durchatmen 🙂

Vielen Dank für das Interview, liebe Katrin.


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