Eventmanagement in Krisenzeiten

Die Sicherheitslage hat sich auch in Deutschland in der letzten Zeit verändert. Der Begriff Terror bestimmt regelmäßig die Berichterstattung der Medien mit erschreckenden Tatsachen und Bildern. Und was früher noch unklare Bedrohungslage war, die für uns weit weg erschien, ist das Thema inzwischen in unserem Alltag angekommen.

Dass dadurch die Sicherheit bei Veranstaltungen ebenfalls einen anderen Stellenwert bekommen hat, dürfte klar sein. Doch wie gehen Veranstalter in ihrer Projektplanung mit dem Thema im Alltag um? Wie bereiten Sie sich überhaupt auf einen Krisenfall vor, ohne vorher jegliche Parameter des Ereignisses zu kennen – geschweige denn, ob es überhaupt eintrifft.

Kühle Köpfe gefragt

Entscheidungen aus dem Bauch heraus sind im Falle von Eventkrisen nie gut. Auch die persönliche Angst vor unvorhersehbaren, schrecklichen Ereignissen, kann bei der Entscheidung über das Stattfinden von Veranstaltungen nicht über der Einschätzung der tatsächlichen Bedrohungslage für Events stehen.

Um im Falle eines unerwarteten Ereignisses aber wirklich ruhig und besonnen entscheiden zu können, bedarf es guter Vorbereitung. Es braucht ein belastbares Krisenmanagement, worauf Sie sich im Ernstfall berufen und stützen können. Es bietet Ihnen im Idealfall Leitlinien, die Sie auf die aktuelle Lage übertragen können und so handlungsfähig bleien.

Denn eines sollte man sich klar machen: tritt eine Krise ein, muss man mitunter binnen Minuten über sicherheitsrelevante Fragen entscheiden. Da bleibt keine Zeit für Kompetenzgerangel und Diskussionen über Hierarchien und Zuständigkeiten. All‘ das muss vorher geklärt und festgelegt sein.

Expertenrat

Generell ist in Zeiten von Krisen, die sich auf die Veranstaltungsplanung auswirken könnten, das ganze Geschick der Verantwortlichen gefragt – in erster Linie der Eventverantwortlichen. Sie müssen beurteilen, ob und welche Auswirkungen Krisenereignisse für aktuelle Eventprojekte haben könnten. Das können sie selbstverständlich nicht alleine tun, denn für professionelles Krisenmanagement ist Knowhow aus unterschiedlichsten Bereichen gefragt. Also tut der Eventmanager auch hier, was er am besten kann: koordinieren, Schnittstellen bilden, Experten einberufen.

Welche Experten gehören dazu? Natürlich sollten interne oder externe Sicherheitsexperten hinzugezogen werden, ebenso wie Entscheider aus der Kommunikation und ggf. aus höheren Kompetenzebenen. Sollen Events in einer externen Location stattfinden, sind auch die entsprechenden Experten vor Ort hinzuzuziehen. Sie kennen sich in der Regel am besten mit den hauseigenen Sicherheitsvorkehrungen aus, kennen Flucht- und Rettungswege und verfügen mitunter über eigene Sicherheitskonzepte.

Kernfragen für’s Krisenmanagement

Im Team müssen dann u.a. folgende Kernfragen gestellt werden, an denen das weitere Vorgehen für konkrete Eventprojekte festgemacht wird:

  • besteht derzeit eine konkrete Bedrohungslage für aktuelle Eventprojekte?
  • welche tatsächlichen Auswirkungen für die Organisation des Events ergeben sich daraus?
  • selbst wenn kein akutes Gefährdungspotenzial vorliegt, wie sehen dies die potentiellen Teilnehmer? Wie kann deren Sicherheitsbedürfnis berücksichtigt werden?
  • mit welchen organisatorischen Vorkehrungen, kann das Sicherheitsempfinden gestärkt werden?

Sicherheit ist Chefsache

Bei Unsicherheiten, ob es sinnvoll ist, über Bedrohungsszenarien und ihre Auswirkungen zu sprechen, ist es immer ratsam, Rat von Experten einzuholen. Sicherheit bei Veranstaltungen muss immer höchste Priorität haben, muss aber auch stets im Team mit den entsprechenden Experten klar beleuchtet werden. Die Entscheidungen über etwaige Maßnahmen sind Chefsache, denn sie müssen von allen beteiligten Ebenen mitgetragen werden.


Wie sind Ihre Erfahrungen mit Sicherheit und Krisenmanagement bei Events? Schreiben Sie mir einfach Ihren Kommentar oder eine Email an info@hoffmannevent.de

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