Das war schon immer so – Killerphrasen im Projektmanagement.

Das war schon immer so – Killerphrasen im Projektmanagement.

Wer mit Projekten und deren Management zu tun hat, kennt sie: Die Killerphrasen, die einen so gar nicht nach vorne bringen im Projekt. Bei Event- und Messeprojekten ist das nicht anders. Da möchten Sie selbst in Ihrem Projektteam oder Ihre Eventagentur frische Ideen einbringen, gewohnte Abläufe in bestehenden Eventprojekten ändern und schon vor Beginn aller weiteren Überlegungen werden Sie durch Entscheidungsträger ausgebremst. Von „Das bleibt so, das haben wir schon immer so gemacht“ bis zu „Hat sich doch bewährt, warum sollen wir am Ablauf etwas ändern?“  kennt jeder Projektverantwortliche derartige Killerphrasen nur zu gut.

Angst vs. Innovation

Was passiert dabei eigentlich? Hier stehen sich zwei Grundhaltungen von Projektbeteiligten gegenüber: Die Angst, gewohnte Pfade zu verlassen und ein bisher gut laufendes Projekt dadurch zu gefährden und der Wunsch, neue Entwicklungen, Innovationen in bestehende Projekte zu integrieren. Aber ist alles Gewohnte, auch wenn es bisher ohne Probleme lief, bis in alle Ewigkeit auch gut genug? Bedeutet das Wagnis, Neuerungen in das Projekt aufzunehmen, gleichzeitig die reale Gefahr, dass das Projekt scheitert und nicht mehr von der Zielgruppe angenommen wird?

Rauf auf den Prüfstand!

Wie so oft im Leben liegt die Wahrheit irgendwo in der Mitte. Es muss das einzelne Projekt gesehen werden. Dort, wo beispielsweise schon seit Jahren die gleiche Location für einen Event gewählt wird, kann es sinnvoll sein, diese auf den Prüfstand zu stellen. Bei der Suche nach Alternativen wird alles Bisherige durchleuchtet und auf seine Sinnhaftigkeit hin untersucht. In manchen Fällen ergibt sich daraus ein Wechsel der Location, manchmal ist man sich sicherer denn je, in der richtigen Location zu sein und dort zu bleiben.

Gleiches betrifft den Ablauf von Events: Auch hier sollte bei regelmäßig stattfindenden Veranstaltungen immer wieder eine Überprüfung stattfinden. Eventuell hat es sich mit der Zeit ergeben, dass das persönliche Gespräch unter den Teilnehmern, das Netzwerken einen größeren Stellenwert angenommen hat und stärker in den Ablauf integriert werden sollte. Und warum nicht bei klassischen Tagungen oder Kongressen auch neuen Formaten Raum geben und neben den klassischen Workshops auch eine Session als Open Space oder im Stil eines Bar Camps anbieten.

Über den eigenen Schatten springen

Die Entscheidung von Veränderungen in Eventprojekten hängt maßgeblich von den Zielen der Veranstaltung und der Zielgruppe, den Teilnehmern, ab. Oft kann eine wohldosierte Einbindung kleiner Veränderungen im Ablauf angebracht sein. Gewohntes im Sinne vom Wiedererkennungswert beibehalten, aber auch die Offenheit gegenüber Trends und Innovationen im Eventmarketing darf ein Veranstalter zeigen und seinen Teilnehmern zumuten.

Es lohnt sich, ab und an über den eigenen Schatten zu springen, und Perspektivenwechsel im Projekt zuzulassen. Bei „Traditionsveranstaltungen“ schleicht sich hin und wieder eine Art „Betriebsblindheit“ ein, durch die zu spät die Weichen für Neuerungen gestellt werden. Hier empfehlt sich, in gewissen Abständen, Abläufe und Prozesse zu überprüfen und alternative Szenarien durchzuspielen. Manchmal tut es hierbei gut, Rat von externer Seite hinzuzuziehen. Sei es, um bewusst und neu bestätigt bei Gewohntem zu bleiben, sei es, um bewusst auf Neues zu setzen und mit der Zeit zu gehen. Tun Sie dies gut überlegt und vorbereitet, werden auch Ihre Teilnehmer treu bleiben und mitgehen!

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