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Online-Events und Krisenmanagement. Zeit für das nächste Level

Sie kennen sicher diese netten Posts zu den allseits bekannten Problemen von Online-Formaten: „Ich kann Euch nicht sehen“, „Dein Mikro ist noch aus“, „Könnt Ihr mich hören?“ bis zu „Wir haben XYZ verloren“ – diese Sätze kennen wir alle mehr oder weniger aus den unterschiedlichsten Online-Begegnungen. In der Regel lächeln wir, wenn wir all das lesen, denn solche Erfahrungen schweißen ja irgendwie auch zusammen in diesen Zeiten.

Wir alle mussten durch die Corona-Pandemie mehr oder weniger vieles in den digitalen Bereich verlagern: Meetings mit dem eigenen Team, Weiterbildungen, Veranstaltungen aus der eigenen Branche und vieles mehr. Doch was im Moment vielleicht noch mit einem Lächeln quittiert wird und dann in Vergessenheit gerät, kann sich durchaus zu einem ernsten Thema für Veranstaltende entwickeln.

Irgendwann ist ausgelächelt

Ich hatte mich vor kurzem zu einer virtuellen Preisverleihung angemeldet. Vergeben werden sollte zum dritten Mal ein Branchenaward der Veranstaltungswirtschaft. Nach zwei physischen Verleihungen fand der Event in diesem Jahr virtuell statt. Leider lief bei der Veranstaltung nicht alles nach Plan und so konnte man im Nachgang einige sehr kritische Beiträge von bekannten Branchenkollegen im Netz finden. In den Kommentaren folgten Bestätigungen durch weitere Menschen, die die Preisverleihung online verfolgt hatten. Um es kurz zu machen: Der Veranstalter kam nicht gut weg und die Kritik ging durchaus über technische Probleme hinaus.

Dieses Erlebnis hat mich ehrlich gesagt ernüchtert und tatsächlich fällt mir seit einiger Zeit auf, wie viele negative Kommentare oder Beiträge ich zu Online-Veranstaltungen lese. Durch die sozialen Medien werden diese schnell verteilt. In den meisten Fällen reagieren die Veranstaltenden darauf mit Schweigen. Vielleicht gilt hier und da auch noch eine Art „Welpenschutz“ nach dem Motto: „Wir sind ja alle noch nicht so lange virtuell unterwegs, da muss sich Vieles noch einschleifen.“ Doch wie im echten Leben kann der Welpenschutz ganz schnell auslaufen und man ist in der Realität angekommen.

Krisen holen uns auch im On ein

Es ist jetzt dringend an der Zeit, Online-Format auf das nächste Level zu heben. Wer sich professionell mit digitalen Veranstaltungen beschäftigt, diese inzwischen regelmäßig nutzt, um seine eigene Zielgruppe anzusprechen, sollte sich inzwischen mit der Technik auskennen oder jemanden an Board haben, der darin Profi ist. Veranstaltende sollten sich jetzt dem ebenfalls wichtigen Thema widmen: Was wäre wenn?

Was leider auch zu Zeiten von physischen Veranstaltungen häufig recht stiefmütterlich beachtet wurde, findet im digitalen Raum bisher kaum Erwähnung: ein passendes Krisenmanagement. Doch die Gefahren, sich nicht damit zu kümmern, werden derzeit komplett unterschätzt. Gerade jetzt stellen Online-Formate für Veranstaltende die einzige Möglichkeit dar, ihre Zielgruppen mit ihren Themen zu erreichen. Wird in diesen Zeiten jedoch das Vertrauen der Teilnehmenden in die Veranstaltenden gestört, kann das jetzt, aber auch für die Zeiten, in denen wir uns physisch wieder treffen können, gravierende Folgen haben.

Zurück erkämpftes Vertrauen muss geschützt werden

Wodurch aber kann das Vertrauen der Teilnehmenden nachhaltig geschädigt werden? Dann, wenn ihre Bedürfnisse nicht ernst genommen werden. Das ist zum Beispiel dann der Fall, wenn Veranstaltende über technische Probleme einfach hinweg gehen – sei es auf der eigenen Seite durch eine schlechte, technische Performance, oder auf der Seite der Teilnehmenden, die aus unterschiedliche Gründen massive Probleme bei ihrer Teilnahme haben. Das mag einmal gut gehen. Aber je nach Art der Schwierigkeiten machen negative Kommentare und Beiträge gerade heute, wo nahezu die gesamte Kommunikation über einen Event über die sozialen Medien erfolgen, schnell die Runde und können Ruf und Vertrauen in eine Veranstalter-Marke schnell schädigen.

Ebenso verhält es sich, wenn bei Problemen mit den ausgewählten Referierenden. Veranstaltende sollten sich sehr klar machen, dass digitale Formate schlechte Speaker viel deutlicher und schneller „entlarven“, aber auch Versäumnisse im Briefing durch Veranstaltende deutlich werden lassen. Und auch hier gilt: Zum einen ist der Exitknopf schnell gedrückt, zum anderen verbreiten sich „Bad News“ in der Regel mindestens so schnell wie positive Bereichte.

So geht Krisenmanagement für Online-Events

Im digitalen Raum liegen die Schwerpunkte von Krisenmanagement etwas anders als im physischen Geschehen. Die Hauptfaktoren im Krisenmanagement für Online-Events sind:

Unternehmens-Kontext

Gerade bei Veranstaltungen, die im Unternehmens-Kontext stattfinden, spielen schwelende Krisen im Unternehmensgeschehen auch für digitale Formate eine genauso relevante Rolle wie bei Offline-Veranstaltungen und sollten somit in der Vorbereitung Beachtung finden. Hier gelten die gleichen Abläufe wie auch für Offline-Events und vor allem eines: In Verbindung bleiben mit relevanten internen Fachbereichen wie der Kommunikationsabteilung.

Technik

Sie ist, ähnlich wie die Location bei Offline-Veranstaltungen, der Kernbereich von digitalen Formaten. Je nach Art der Veranstaltung ist es unbedingt nötig, mit den entsprechenden Experten und entsprechenden Dienstleistern zu arbeiten. Sie kennen die möglichen Risiken und können einschätzen, wie man sich entsprechend vorbereitet. Die Wichtigkeit der Technik wird vor allem bei rechtlich vorgeschriebenen Veranstaltungen deutlich, die vielerorts in diesen Zeiten ditigal stattfinden: Gerade bei Aktionärs-, Hauptversammlungen oder auch Vollversammlungen müssen alle eingesetzten Tools rechtlich unbedenklich und krisenfest sein. Zudem muss hier unbedingt über Backup-Systeme entschieden werden.

Kommunikation

Die Kommunikation ist ein zentraler Bereich des Events – ganz gleich, ob offline oder online. Derzeit findet die Kommunikation zu einer Veranstaltung jedoch hauptsächlich im On statt – über soziale Medien, über die Website, über verschiedene Event-Plattformen. Dass hier neben dem Faktor Sichtbarkeit auf Professionalität und die richtige Tonalität geachtet werden sollte, versteht sich von selbst. Allerdings ist die Kommunikation darüber hinaus mit der wichtigste Baustein in einem belastbaren Krisenmanagement. Entsprechend sollten Veranstaltende sich vorab bereits um Bausteine für eine etwaige Krisenkommunikation kümmern. Wie wichtig eine gut vorbereitete Kommunikation ist, wird vor allem dann deutlich, wenn geplante Projekte permanent von Absagen durch Pandemie bedingte Entwicklungen bedroht sind. Veranstaltende müssen sich vorab mit Krisenszenarien beschäftigen, die in Absagen, Verschieben oder Umwandeln von Offline zu Online münden können und die entsprechende Kommunikation vorbereiten.

Speaker

Jede Veranstaltung steht und fällt auch mit den gewählten Speakerinnen und Speakern. Allerdings wissen wir alle nach vielen, vielen Online-Formaten, die wir alle bis heute miterlebt oder geplant haben: Im digitalen Raum werden Fehler viel schneller deutlich als bei Offline-Formaten. Teilnehmende nehmen viel konzentrierter wahr, wie kompetent die Referierenden sind, wie kompetent und zugewandt die Vorträge oder Sessions gestaltet werden. Das heißt, dass noch stärker der Fokus auf der Auswahl geeigneter Rednerinnen und Redner gelegt werden sollte, aber auch auf das vorherige Briefing, die Betreuung während der Veranstaltung und die Nachbereitung in Form von Evaluation.

Nach fast einem Jahr gebündelter Erfahrung mit Online-Formaten ist spätestens jetzt klargeworden: Virtuelle Events mit professionellem Anspruch sind nicht mal eben schnell organisiert. Sie durchlaufen den „normalen“ Planungszyklus von Veranstaltungen, die mit der klaren Zielsetzung und der Definition der Zielgruppen beginnt und wie im physischen Raum auch des Aspekt des Krisenmanagements beinhalten muss. Was im Idealfall vorher für offline Veranstaltungen entwickelt wurde, kann jetzt mit den passenden Anpassungen direkt zum Einsatz kommen.


Haben Sie Fragen zur Einbindung von Krisenmanagement in Ihre eigenen (Online-)Projekte? Dann sollten wir ins Gespräch kommen! Gerne via Email oder einfach über’s Telefon: 06108-790892

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