Planen ohne Planbarkeit – Events zu Corona-Zeiten und danach

Planen ohne Planbarkeit – Events zu Corona-Zeiten und danach

Seit einem halben Jahr leben wir im Ausnahmezustand unter Corona-Bedingungen. Veranstaltungen finden nur unter strengen Hygieneauflagen statt. Messen werden vorsichtig geplant und viele davon kurzfristig wieder abgesagt. Ein großer Teil des Veranstaltungsmarktes liegt jedoch nach wie vor brach, quasi im Zwangs-Dornröschen-Schlaf. Doch wer küsst hier wen und vor allem wann wieder wach?

Die erste Einsicht aus dem derzeitigen Krisenmodus ist zweifelsohne: Das Wachküssen müssen wir schon selber übernehmen. Es wird nicht den einen Tag geben, an dem alles wieder so ist wie vor Corona. Allerdings lehne ich es auch nach wie vor ab, von einer neuen Normalität zu sprechen. Ich nenne es eher Realität und die ist wie sie ist: Wir leben mit einem Virus, der unser aller Leben in allen Bereichen beeinflusst. Und wir lernen jeden Tag dazu, wie wir unser Leben und Tun darauf abstimmen können.

Was bedeutet das aber für die Eventbranche, die so sehr auf das „Vor-Corona“ ausgerichtet ist? Mit Erlebnissen, die auf dem direkten Kontakt und der persönlichen Begegnung basieren. Mit Veranstaltungen, die oftmals auf ein immer höher und schneller ausgerichtet waren. Das bedeutet erst einmal, dass es jetzt vor allem auf unser aller Flexibilität ankommt. Es kommt darauf an, wie beweglich und agil wir in dieser Situation sind. Ist es uns möglich, unsere Geschäftsmodelle an die geänderten Voraussetzungen anzupassen? Ist es dauerhaft möglich, ohne eine wirklich sichtbare Planbarkeit zu planen? Ja und nein. Für mich sind dabei zwei entscheidende Fakten relevant:

Corona hat das beschleunigt, was zuvor bereits im Gange war

Schon die letzten Jahre hat die Digitalisierung in viele Bereiche des Lebens und Arbeitens Einzug gehalten, auch in den Veranstaltungsbereich. Doch in vielen Bereichen kam die Entwicklung nur langsam voran, wenn man zum Beispiel das Thema Online-Events betrachtet. Veranstaltungen waren schon immer im Hier und Jetzt und live stattfindende Ereignisse. Die Notwendigkeit, auf Online-Alternativen umzuschwenken, war nicht gegeben. Aber sie wurden hier und da hinzugefügt, um sich beispielsweise bei hybriden Veranstaltungsformaten auf dem Feld der Digitalisierung auszuprobieren. Corona hat diese zaghafte Entwicklung mit einem Paukenschlag um Jahre nach vorne katapultiert, ohne Rücksicht auf Verluste.

Krisen als Teil des Möglichen

Das erste Mal fand mit den Terroranschlägen vom 11. Septemer 2001 ein Krisenereignis statt, das den Veranstaltungsbereich in einen Schockstarre versetzte. Eine bis dahin für Events nicht bekannte Gefahr rückte an einem Tag in unser aller Bewusstsein: die Gefahr durch Terroranschläge. Viele Veranstaltende hatten sich bis dato noch nie mit der Frage „Was wäre wenn?“ beschäftigt. Kaum jemand der Eventverantwortlichen hatte bis dahin ein belastbares Krisenmanagement-System für Veranstaltungen erarbeitet. Auch hier war es ein Paukenschlag, der das Thema Verletzbarkeit und Sicherheit von Events nahezu in Lichtgeschwindigkeit in die Eventplanung schoss. Seitdem ist viel im Bereich Sicherheit für Veranstaltungen passiert. Es wuchs das Bewusstsein dafür, dass es unplanbare Ereignisse geben kann, die das Potential haben, Veranstaltungen negativ zu beeinflussen. Mittlerweile hat sich ein spezialisierter Bereich im Veranstaltungsmarkt entwickelt und Expertinnen und Experten hervor gebracht, die sich ausschließlich um Krisenszenarien und Sicherheitsfragen kümmen.

Der Zug fährt weiter

Die Realität für Events und Messen ist hart, aber bei weitem nicht hoffnungslos. Was jetzt gefragt ist, sind Agilität, Kreativität und kühle Köpfe. Stillstand ist derzeit zwar noch für viele in der Branche Realität, doch verhindert er, dass wir uns anpassen an die Gegebenheiten, die uns Corona vorgibt.

Wenn man stehen bleibt und nicht weiter geht, wird man überrannt und bleibt liegen.

Anonym

Ein Teil dieser Realität ist allerdings, dass leider nicht alle diese notwendige Entwicklung mitgehen können. Nicht jedes Geschäftsmodell ist dafür geeignet, von jetzt auf gleich auf digital und online umzustellen. Nicht jedes Unternehmen verfügt über solch enorme Rücklagen, um in einer Art Winterschlaf abzuwarten, bis es wieder möglichst viel Planungssicherheit für Events gibt. Dies betrifft allerdings nicht nur den Eventbereich und ist für jedes Unternehmen, für Solopreneurs und Freelancer ein harter Einschnitt und verändert die jeweilige Branche.

Doch genau in diesem harten Einschnitt liegt das Potenzial, wie sich der Veranstaltungsbereich und die Art und Weise, wie wir Events kreieren und planen, entwickeln können. Wir werden uns viel stärker auf die zwei Bereiche fokussieren müssen, die unsere Veranstaltungskonzepte jederzeit beeinflussen können:

1. Es wir jederzeit nicht planbare Ereignisse geben können, die Veranstaltungen drastisch beeinflussen können. Sei es aus der Natur, dem Bereich Sicherheit oder eben pandemische Ereignisse. Meine zwei wichtigsten Tipps dazu:

Tipp 1: Online ist keine Konkurrenz zu offline. Die Fähigkeit, den geplanten Content auch online anbieten zu können, wird eine Grundvoraussetzung sein, um auch künftig am Markt agieren zu können. Dabei geht es keineswegs um eine 1:1-Umsetzung einer geplanten Veranstaltung als Online-Format. Vielmehr geht es darum, den Teilnehmenden auch kurzfristig eine Alternative bieten zu können. Künftig werden sich Offline- und Online-Formate ergänzen, dem sollte sich niemand in der verschließen. Schon gar nicht, wenn dadurch die Reichweite der eigenen Veranstaltung und somit die Teilnehmendenzahl bedeutend erhöht werden können.

Tipp 2: Veranstaltungen sind auch unter Corona-Bedingungen möglich, das zeigen schon heute gute Beispiele. Hygienevorschriften werden uns auch weiterhin begleiten und machen hier und da auch dauerhaft durchaus Sinn. Sich hier an die Realität anzupassen, schafft die erforderliche Resilienz, um dauerhaft zeitgemäße Eventkonzepte umzusetzen.

2. Es müssen bei der Planung von Veranstaltungen noch viel stärker die Bedürfnisse unserer Teilnehmenden in den Fokus rücken. Meine zwei wichtigsten Tipps:

Tipp 1: Der regelmäßige Kontakt zur eigenen Zielgruppe ist durch die Auswirkungen der Corona-Pandemie wichtiger als je zuvor geworden. Was ist meiner Zielgruppe wichtig? Wie groß ist ihr Vertrauen, wieder zu physischen Events zu gehen? Ist meine Zielgruppe bereit, als vorübergehende Alternative auch Online-Formate zu akzeptieren? Ich freue mich derzeit über jede Befragung seitens eines Veranstaltenden, wie ich zu diesen Fragen stehe. Denn nur so können sich Eventverantwortliche genau auf die Bedürfnisse ihrer Teilnehmenden konzentrieren und ihre Konzepte darauf ausrichten. Community Management lautet das Schlüsselwort.

Tipp 2: Eventkonzepte müssen sich heutzutage an den Realitäten orientieren, die da vor allem sind: Nachhaltigkeit, Diversität, Sicherheit und Konnektivität. Als Eventplanende müssen wir uns von dem Trend-für-Trend-Denken lösen. Das Agieren nach dem Motto, erst wenn wir die Digitalisierung beherrschen, können wir uns uns um Nachhaltigkeit kümmern, danach gehen wir dann Inklusion an uns so weiter, muss der Vergangenheit angehören. Eventkonzepte in dieser Gesamtheit und Komplexität anzugehen, wird Standard sein und uns in der Praxis, aber auch in den Hochschulen und Ausbildungsgängen begleiten.

Es mag abgedroschen klingen, aber vielleicht kommt jetzt der Kern von Veranstaltungen stärker heraus aus bisher mit weniger Quantität und viel mehr Qualität: als zeitgemäßes und zielgruppenorientiertes Vehikel für Markenbotschaften und Content mit Mehrwert.

Haben Sie Fragen zu Ihrer Eventstrategie? Ich helfe Ihnen gerne bei der Neuausrichtung Ihrer Eventaktivitäten. Rufen Sie mich einfach an: T. 06108-790892 oder schreiben Sie mir Ihre Nachricht als Email. In meinem Eventcoaching oder meiner Online-Beratung kümmern wir uns um Ihre konkrete Fragestellung.

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