Sicherheit bei Veranstaltungen – Tipps für Veranstalter

Sicherheit bei Veranstaltungen – Tipps für Veranstalter

VeranstaltungssicherheitAufgrund der schrecklichen Terroranschläge in Paris am 13. November 2015 ist die Frage der Sicherheit bei Veranstaltungen präsenter denn je: das kurzfristig abgesagte Fußball-Länderspiel in Hannover vom 17. November zeigt, dass die derzeitigen Entwicklungen von den Veranstaltern ernst genommen werden müssen.

Wie aber gehen Veranstalter mit dem Thema Sicherheit in der momentanen Situation um? Welche Sicherheitsvorkehrungen bei aktuellen Veranstaltungen sind notwendig, welche nicht? Nach welchen Gesichtspunkten müssen Entscheidungen für oder gegen das Stattfinden eines Events getroffen werden?

Jede Veranstaltung muss im Einzelnen betrachtet werden. Ebenso muss bei der Bewertung zwischen Open-Air-Großveranstaltungen und geschlossenen Veranstaltungen mit einer fest definierten Teilnehmerschaft unterschieden werden. In diesem Beitrag geht es deshalb in erster Linie um die  geschlossenen Veranstaltungen.

Basis für alle weiteren Schritte: die Analyse

Wie eine Analyse für Ihren Event aussehen kann und mit welchen Experten eine Gefahreneinschätzung erfolgen sollte, habe ich bereits in meinem Blogbeitrag „Eventmanagement in Krisenzeiten“ erläutert. Kommen Sie nach dieser Analyse zu dem Schluss, Ihre Veranstaltung findet statt, heißt das nicht gleich, dass Ihre Teilnehmer auch so entspannt sind. Auch wenn für Ihren Event keine konkrete Bedrohungslage vorliegt, können das Ihre Teilnehmer mitunter anders empfinden, da sie nicht über die Kenntnisse verfügen, über die Sie durch Ihre Analysen und Expertengespräche verfügen.

Derzeit gehen viele Menschen mit einem mulmigen Gefühl zu größeren Veranstaltungen und haben ein gesteigertes Gefühl nach Sicherheit. Deshalb finden Sie hier Maßnahem, die Sie kurzfristig in Ihren Eventablauf einbauen sollten. Manche der folgenden Themen kommen Ihnen zu banal und selbstverständlich vor? Gut so – dann haben Sie bereits eine gute Basis für Ihre Veranstaltungssicherheit. Aber es gibt eine Vielzahl an Events, die ich besucht habe, bei denen schon allein eine funktionierende Einlasskontrolle fehlte…

Kennen Sie Ihre Dienstleister?

Je nachdem, mit welchem organisatorischen oder technischem Aufwand Ihre Veranstaltung durchgeführt wird, arbeiten eine Menge Menschen an Ihrem Projekt mit. Sie können selbstverständlich nicht alle Mitarbeiter Ihrer Dienstleister persönlich kennen. Umso wichtiger ist es, dass alle am Projekt Beteiligten, sei es am Aufbau, am Veranstaltungstag oder auch während des Abbaus, schnell als solche zu erkennen sind. Lassen Sie sich im Vorfeld die Namen der jeweiligen Mitarbeiter nennen oder wenn dies noch nicht möglich ist, die genaue Anzahl der Helfer. Erstellen Sie Badges, individuelle Namensschilder, die alle Crewmitglieder Ihrer Dienstleister ausweisen. Natürlich müssen diese an den Zugängen zu Ihrer Location (auch an Lieferantenzugängen) kontrolliert werden.

Members only!

Nur wer namentlich angemeldet ist, erhält Einlass. Bei Gästen, die auf keiner Liste zu finden sind, sollten Sie sich kurz Zeit nehmen und im direkten Gespräch prüfen, ob der Gast tatsächlich zur Teilnahme berechtigt ist, weil er z.B. einen erkrankten Teilnehmer in dessen Auftrag vertritt. Ansonsten gilt: freundlich aber bestimmt ablehnen. Dieses Vorgehen – wie auch die anderen Maßnahmen – muss im Vorfeld im gesamten Organisationsteam und ggf. mit Vorgesetzten besprochen und entschieden werden.

Sichtbare Fürsorge

Viele Veranstalter fragen sich, ob sie Taschenkontrollen im Einlassbereich durchführen sollen. Diese Frage ist nicht so einfach für alle Events gleichermaßen zu beantworten. Handelt es sich bei Ihrer Veranstaltung um eine Tagung, eine Konferenz oder einen Kongress, bei der die Teilnehmer namentlich bekannt sind, sie zweifelsfrei zu Ihren Kunden oder gar Mitarbeitern gehören, würde ich, wenn keine aktuelle Bedrohungslage für Ihren Event vorliegt, davon absehen.

Handelt es sich aber um eine Veranstaltung, bei der eine breite Öffentlichkeit angesprochen wurde und es vorab keine namentlichen Anmeldungen gibt, würde ich tatsächlich eine sichtbare Kontrolle, z.B. in Form von Sicherheitsschleusen, vorsehen. Sprechen Sie sich mit dem Sicherheitsdienst Ihres Unternehmens oder der Eventlocation ab. In der Regel bestehen hier Kenntnisse oder Kontakte zu entsprechenden Anbietern.

Zur sichtbaren Fürsorge gehört auch der Einsatz von Sicherheitspersonal während der Veranstaltung. Oft ist es ein psychologischer Effekt, aber darüber hinaus sollten die Mitarbeiter im Notfall in der Lage sein, nach sortiger Rücksprache mit dem Veranstalter zum Schutz der Teilnehmer, Redner und Eventbeteiligten schnell zu handeln.

Kurze Kommunikationswege

Bei allen vorab genannten Maßnahmen darf eines nicht fehlen: ein wachsames Organisationsteam. Im Idealfall benennen Sie einen Mitarbeiter im Organisationsteam, der sich nur um das Thema Sicherheit bei Ihrem Event kümmert und zwar vor und während des Events. Er steht in ständigem Kontakt mit den Sicherheitsbeauftragten Ihres Unternehmens und Ihrer Eventlocation sowie ggf. mit öffentlichen Stellen, um konkrete Informationen über Gefahrenlagen zu erhalten und Schlüsse für Ihre Veranstaltung daraus ziehen zu können.

Sicherheit ist in jedem Fall Chefsache. Das heißt, dass Sie alle geplanten Maßnahmen, Überlegungen und Einschätzungen von Experten nicht nur in Ihrem Eventteam, sondern immer mit Ihren Vorgesetzten besprechen und entscheiden müssen. Hier müssen seitens des Veranstalters klaren Anweisungen und Leitlinien existieren und an alle Beteiligte kommuniziert werden. Ein wesentlicher Aspekt in einem gut funktionierenden Krisenmanagement.

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