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Social Media im Eventmarketing – fünf Tipps für Veranstalter

Social Media im Eventmarketing – fünf Tipps für Veranstalter

Social Media im EventmarketingSocial Media ist angekommen, gehört selbstverständlich zur Kommunikation dazu – das will man meinen, wenn man sich auf Facebook, Twitter und Co. umschaut. Doch immer wieder stelle ich fest, dass Social Media im Eventmarketing alles ist, nur nicht überall angekommen. Was heißt das? Nicht selten erinnert mich die Handhabung von Social Media eher an ein „ach ja, das muss ja auch noch gemacht werden“ ohne wirkliche Ziele und einen konkreten Plan.

Inzwischen wird dieses Problem aber ernst und bei den Eventplanern wahrgenommen – erst vor wenigen Monaten führte der eveosblog eine interessante Umfrage zur Nutzung von Social Media im Eventbereich durch. Die Umfrage richtete sich allerdings vorwiegend an Teilnehmer innerhalb der Eventbranche. Events werden allerdings auch außerhalb der Branche, nämlich in allen anderen Bereichen, wo es im Live-Kommunikations geht, geplant. In Unternehmen, in Verbänden, Vereinen usw. Und sie alle stehen vor der gleichen Frage: wie setzt man Social Media im Eventmarketing richtig ein?

Ein Patentrezept gibt es nicht, wie so oft. Es gibt durchaus auch Events, für die sich Social Media aus verschiedenen Gründen nicht eignet. Wenn man sich jedoch dafür entschieden hat, gibt es ein paar grundlegende Punkte, die man beachten sollte, wenn es um die Eventkommunikation via Social Media geht. Hier meine fünf wichtigsten Tipps:

1. Nicht ziel- und planlos drauflos posten!

Wie auch im Projektmanagement steht die Frage nach den Zielen ganz am Anfang, und genau hier gibt es die meisten Unsicherheiten. Diese ziehen sich dann später oft wie ein roter Faden durch die Eventkommunikation. Welches Ziel verfolgen Sie mit Ihren Social Media Aktivitäten: wollen Sie Ihren Event bekannter machen? Neue Teilnehmer gewinnen? Die Teilnehmer über den Event hinaus an Sie als Veranstalter/an Ihre Marke binden? Wollen Sie nicht anwesende Interessenten über den Event auf dem Laufenden halten? Das sind nur einige mögliche Ziele, die Sie mit Ihren Social Media-Aktivitäten verfolgen könnten.

Je nach Ihren Hauptzielen entscheiden Sie dann, welche Social Media-Kanäle Sie bespielen und vor allem WIE Sie diese nutzen.

2. Sie brauchen einen „Fahrplan“!

Dahinter verbirgt sich die Frage nach einer Strategie. So wie Sie auch Ihre übrigen Kommunikationsaktivitäten planen, ist es auch für den Bereich Social Media unerlässlich, sich vorab zu überlegen, zu welchem Zeitpunkt Sie welche Inhalte an Ihre Zielgruppe kommunizieren wollen und welche Kanäle Sie dafür nutzen. Wenn Sie selber für diese Aktivitäten zuständig sind, sollten Sie genügend Zeit dafür einplanen. Wenn Sie in einem großen Unternehmen arbeiten, ziehen Sie unbedingt Ihre Kollegen der Online-Kommunikation hinzu. Diese werden von Ihnen inhaltlich gebrieft und arbeiten eng mit Ihnen im Eventteam zusammen.

Zu Beginn Ihrer Projektplanung kann es z.B. um ein erstes Teasen Ihres Thema gehen. Nach und nach können Sie Referenten vorstellen, die Sie für Ihren Event gewonnen haben. Stellen Sie die Location vor, in der Ihr Event stattfinden wird, stellen Sie Aussteller vor, die bei Ihrer Messe oder Ihrem Event ausstellen. Machen Sie (möglichen) Teilnehmern Appetit auf Ihre Veranstaltung. Warum sollten die Menschen gerade zu Ihrem Event kommen?

3. Eine Schwalbe macht noch keinen Sommer!

Soll heißen: seien Sie konsequent! Wenn Sie sich einmal dazu entschlossen haben, Social Media in Ihre Kommunikation einzubinden, sollten Sie auch dabei bleiben und regelmäßig interessante Inhalte verbreiten. Legen Sie sich einen festen Rhythmus zu, vorab festgelegte Termine, wann Sie etwas kommunizieren – nicht anders verfahren Sie im Übrigen auch mit Ihren klassischen Kommunikationsaktivitäten.

Legen Sie mögliche Inhalte Ihrer Onlinekommunikation vorab fest. Zu einer gekonnten Social Media Strategie gehört nicht, das X. Mal auf den Eventtermin hinzuweisen oder die Teilnehmer ohne weitere Inhalte zur Anmeldung zu bewegen. „Füttern“ Sie Ihre Zielgruppe mit interessanten Informationen zu Ihrem Event, zu den Referenten, zu weitergehenden Informationen. Achten Sie auch im Social Media-Bereich auf Qualität, nicht nur auf die Quantität…

4. Der feine Unterschied!

Achten Sie darauf, dass es sich bei all Ihren Onlineaktivitäten immer noch lohnen sollte, live zu Ihrem Event zu kommen. Das bedeutet, dass Ihre Teilnehmer vor Ort einen Mehrwert mitnehmen sollten. Denn wer nimmt schon eine zeitaufwendige Anreise und zusätzliche Kosten auf sich, wenn es das ganze Programm auch kostenlos im Internet gibt.

Überlegen Sie sich gut, wann z.B. ein Livestreaming, also die Live-Übertragung des Events über das Internet sinnvoll ist und wann nicht. Wann bietet es sich an, in kurzer Form über das Programm zu berichten, hierfür eignet sich z.B. Twitter sehr gut. All das legen Sie bereits in Ihrer zuvor festgelegten Strategie fest.

5. Bleiben Sie Ihrer Zielgruppe treu!

Hören Sie mit Ihren Social Media-Aktivitäten nicht zum Veranstaltungsende auf. Binden Sie einmal gewonnene Teilnehmer an sich, in dem Sie über eine Nachberichterstattung ggf. mit Fotos an das Ereignis erinnern und sie auch weiterhin mit Informationen zum Eventthema versorgen. Bilden Sie eine Art Community, in der es lohnt, Mitglied zu sein. Bei wiederkehrenden Events bietet es sich an, direkt auf den nächsten Termin hinzuweisen und dann nach und nach die Zielgruppe über den Stand der Eventvorbereitungen zu informieren.

Zu Dosierung und Anwendung…

Social Media-Aktivitäten kosten Zeit und Personal, leider schreckt das viele Veranstalter ab, hier gewinnbringend zu agieren. Mit der richtigen Vorbereitung und Planung im Vorfeld, kann Social Media jedoch gleich von Anfang an als selbstverständliches Kommunikationstool eingebunden werden.

Verfügt man selber als Veranstalter (noch) nicht über die entsprechenden Kenntnisse und Erfahrungen, sollte man sich von externen Social Media-Experten beraten und sich beispielsweise einen „Fahrplan“ erstellen lassen, mit dem man dann professionell weiterarbeiten kann.

Social Media ist kein Hexenwerk, sondern ein guter Weg für die schnelle Kommunikation mit Ihren Zielgruppen. Aber für ihren Erfolg kommt es eben auf die richtige Dosierung und Anwendung an.

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