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Social Media verändert die Eventkommunikation – was das für Eventmanager bedeutet

Social Media verändert die Eventkommunikation – was das für Eventmanager bedeutet

In einem Online-Interview wurde ich kürzlich von dem Kommunikationsexperten Christian Müller (sozial-pr) gefragt, wie Social Media die Eventkommunikation verändert und auch konkrete Auswirkungen auf die Tätigkeit von Eventmanagern hat. Meine Antwort war: Ja, Social Media verändert die Eventkommunikation und ja, das hat große Auswirkungen auf den Beruf des Eventmanagers – hier können Sie übrigens das gesamte Interview sehen. Aber was genau meine ich damit und worum geht es konkret?

Was bisher geschah…

Zunächst erst einmal eine Klärung der Begrifflichkeit. Unter Eventkommunikation verstehe ich im Folgenden all die Kommunikationsmaßnahmen, die rund um eine Veranstaltung erfolgen und zwar im Vorfeld, während des Events und im Anschluss. Um zu zeigen, wie sich Eventkommunikation durch Social Media verändert hat und sich noch immer ändert, sollten wir zunächst darauf schauen, wie es bisher lief und funktionierte.

Klassischerweise wurde in früheren Jahren unter Eventkommunikation hauptsächlich die Ankündigung und Einladung zum Event verstanden, die in der Regel schriftlich erfolgte. Eine vorab definierte Zielgruppe wurde entweder namentlich oder auch funktionsweise angeschrieben und eingeladen. Natürlich wurde mit der Einladung auch das Programm der Veranstaltung kommuniziert, um die Anmeldeentscheidung zu erleichtern.

Die Eventkommunikation bezog sich ab diesem Zeitpunkt vor allem auf die Teilnehmerkommunikation, um weitere Informationen zur Teilnahme auszutauschen – mehr oder weniger unter Ausschluss der Öffentlichkeit. Während der Veranstaltung wurde natürlich vor Ort und persönlich mit den Teilnehmern kommuniziert. Im Anschluss erfolgte eventuell eine Teilnehmerbefragung, so dass hier noch einmal der Teilnehmerkontakt zustande kam. So viel zu dem, was bisher geschah.

Eines sollte gleich vorweg gesagt werden: die oben beschriebenen Kommunikationsarten und -wege im Eventmarketing verlieren durch den Einsatz von Social-Media-Tools keinesfalls ihre Berechtigung oder Wirkung. Auch fallen sie nicht automatisch weg. Aber es sind neue Komponenten der Kommunikation dazu gekommen, die die Eventplaner von heute vor neue Aufgaben und Herausforderungen stellen.

Sprechen Sie Social Media?

Inzwischen hat in dreierlei Hinsicht eine Ausweitung der Eventkommunikation stattgefunden:

  1. Hinaus aus den gewohnten, schriftlichen und klar begrenzten Kanälen in einen weitaus öffentlicheren Bereich: zum einen wird durch Social-Media-Aktivitäten die Reichweite der Kommunikation im Idealfall erweitert. Doch das erschwert unter Umständen auf der anderen Seite die klare Definition von Zielgruppen. Wo früher z.B. bei Unternehmensveranstaltungen über Postleitzahlengebiete geeignete Adressaten zusammengestellt wurden, liegt heute eine genaue Analyse der Zielgruppe mit all ihren Eigenschaften zugrunde: wie setzt sich die Zielgruppe zusammen und vor allem wo, d.h. in welchen sozialen Kanälen finde ich als Eventplaner meine Zielgruppe. Nur wer hier gut arbeitet, erntet im Anschluss nicht allzu viele Streuverluste.
  2. Die Erweiterung der Eventkommunikation im inhaltlichen Bereich: hier ist weitaus mehr gefragt, als nur bloßes Posten des Veranstaltungstermins. Es geht vielmehr um Inhalte, den sog. Content. Gerade Events bieten hier für die Kommunikation via sozialer Medien viel Potenzial an interessanten Inhalten. Doch nur, wenn vorab eine gezielte Strategie erarbeitet wird, was wann und vor allem wo verbreitet wird, besteht die Chance, diese Potenzial zu nutzen und in mehr Reichweite und ggf. in mehr Teilnehmer umzuwandeln.
  3. Die Erweiterung in zeitlicher Hinsicht: im Prinzip sollte ab dem Moment der Konzeption via Social Media kommuniziert werden. Neben der gewünschten Reichweite ist das Thema Community dazugekommen und das ist neu für Events: es stehen nicht mehr (nur) die tatsächlichen Teilnehmer der Veranstaltung im Fokus, sondern auch eine möglichst treue Follower- oder Fangemeinde, die entweder bei einem der nächsten Events dabei sein werden oder als wichtige Multiplikatoren dienen, um den Veranstalter und seinen Event bekannter zu machen. Der Aufbau einer Community ist oft langwierig, dient aber letztlich zum einen zur Teilnehmergewinnung, -bindung und zur Markenbildung.

Alter Wein in neuen Schläuchen?

Dazu ein ganz klares Nein! Mit Social Media ist eine weitere Komponente der Eventkommunikation hinzugekommen und stellt die Eventmanager vor neue Herausforderungen: die Kommunikation rund um seine Veranstaltung hat zugenommen und hier muss die Frage gestellt werden, wer diese Zusatzaufgaben übernimmt? Ich selbst habe lange im Eventmanagement gearbeitet und weiß, dass man als Eventplaner zeitlich gesehen häufig am oberen Limit läuft. All die o.g. Punkte noch nebenbei und professionell abzubilden, ist kaum möglich. Daraus den Schluss zu ziehen, sich gänzlich aus Social-Media-Aktivitäten herauszuhalten, ist ebenfalls kaum noch möglich.

In größeren Unternehmen ist deshalb die Zusammenarbeit mit den entsprechenden Experten der Online Kommunikation unabdingbar. In kleineren Unternehmen sollte über die Unterstützung externer Experten nachgedacht werden. Denn wer Social Media unterschätzt, rutscht spätestens im Krisenfall in eine Kommunikationskrise, aber das wäre ein anderes Thema.

Auf jeden Fall muss Social Media schon gleich in der Ausbildung des Eventnachwuchses gelehrt und als selbstverständliche Form der Eventkommunikation gerlernt werden. Denn das halte ich neben der inhaltichen Konzeptionierung und Inszenierung von Events für einen wesentlichen Kernbereich zeitgemäßer Eventplanung.


Wie sind Ihre Erfahrungen als Eventplaner mit Social Media? Wie binden Sie Social-Media-Kanäle in Ihre Eventkommunikation ein? Ich freue mich über Ihre Kommentare!

Dieser Beitrag hat 2 Kommentare

  1. Liebe Kerstin,

    deine wunderbaren Ausführungen zum Einsatz von Social Media in der Eventplanung habe ich in Kurzfassung im ersten Teil meiner neuen Artikelserie „Wie wird Ihr Event zum Trend bei Twitter?“ zitiert.

    Eine gute Gelegenheit dir auch „Danke“ zu sagen: Ich lese gern bei dir im Blog.

    Herzlichen Gruß aus Limburg
    Deine Manuela

    1. Liebe Manuela!

      Das freut mich sehr – vielen Dank! Und Deine Artikelserie verfolge ich natürlich ebenfalls sehr gerne!

      Herzliche Grüße, Kerstin

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