Virtuelle Events – ein Fall für Profis

Virtuelle Events – ein Fall für Profis

Virtuelle Veranstaltungen schießen derzeit wie Pilze aus dem Boden und das ist auch gut so. Denn neben anderen Branchen hat die Corona-Pandemie die Eventbranche hart getroffen: Zahlreiche Events und Messen wurden abgesagt oder wenn sie neuerdings stattfinden dürfen, sind häufig die aktuellen Auflagen für Veranstaltungen so schwierig umzusetzen, dass sich viele Veranstaltenden dazu entschließen, ihre Eventaktivitäten auch weiterhin ruhen zu lassen. Wer es sich jedoch leisten kann und wo es konzeptionell passt, wechselt auf die Online-Variante.

Eines muss ich gleich zu Beginn klarstellen: Ich liebe Online-Formate wie Webinare, Meetings oder Konferenzen. Sie bieten mir die Möglichkeit, von zu Hause aus an interessanten Ereignissen teilzuhaben, dabei zu sein, mich weiterzubilden usw. Für mich als Mompreneur ein ganz klares Pro, aber auch für mich ersetzen Online-Events nie das physische Treffen vor Ort.

Derzeit nutze ich die Zeit und probiere viele Online-Events als Teilnehmende aus. Ich melde mich sowohl bei kostenlosen als auch bei bepreisten Events an und sammle viele Erfahrungen, was die Umsetzung von verschiedenen Formaten im On angeht. Dabei geht es mir weniger um die technische Umsetzung, da gibt es eine Vielzahl an Profis, die hier sehr gute Lösungen anbieten und hervorragenden Support anbieten. Was mich interessiert, sind eher die Inhalte und Protagonisten, die Abläufe und die vermeintlichen Kleinigkeiten. Denn noch etwas muss ich nach meinen bisherigen Erfahrungen ganz klar sagen: Virtuelle Events sind etwas für Profis, denn Fehler werden hier schneller sichtbar. Was heißt das genau? Diese Frage möchte ich anhand von ein paar wichtigen Aspekten gut geplanter Events beantworten.

Unsichtbare Teilnehmende

Viele Veranstaltende konzentrieren sich sehr stark auf die technische Umsetzung ihres Online-Events – verständlicherweise. Es soll doch schließlich alles reibungslos funktionieren und das Eventgeschehen nicht durch Störungen beeinträchtigt werden. Allerdings geraten dabei die Bedürfnisse der Teilnehmenden oftmals in den Hintergrund. Denn auch die Menschen, die an Online-Events teilnehmen, benötigen ein gewisses Maß an technischer Affinität. Sie benötigen Equipment, müssen ggf. auf Browserbesonderheiten achten, benötigen eventuell noch parallel eine App für aktuelle Informationen. Und nicht alle Systeme für Online-Formaten sind selbsterklärend.

Mein Tipp: Führen Sie vorab wenn möglich einen Testdurchlauf Ihres Events durch mit Menschen, die nichts mit Ihrer Eventvorbereitung zu tun haben. Hier können Sie noch einmal viele Eindrücke und Hinweise auf Bedürfnisse sammeln, die Sie zum Beispiel in die technischen Hinweise, die Sie entweder vorab an Ihre angemeldeten Teilnehmenden verschicken oder gleich zu Beginn des Events online geben können. Führen Sie Ihre Zuschauerschaft so gut es geht durch Ihre Veranstaltung und setzen Sie nicht die technischen Kenntnisse voraus, die Sie sich bereits angeeignet haben.

Speaker ist nicht gleich Speaker

Wer denkt, dass der Speakerjob bei virtuellen Events einfacher sei, der irrt gewaltig, denn: Im On werden Fehler schneller sichtbar. Erst jetzt ist mir aufgefallen, dass mich bei physischen Events häufig andere Dinge von den Vorträgen ablenken und über vermeintliche Fehler von Speakern hinwegsehen lassen: Der leise Plausch mit meiner Sitznachbarin, das aufwendige Bühnenbild, die Geräuschkulisse, übertriebene Bewegungen der Vortragenden – vorher war mir das nicht so bewusst. Erst jetzt, wo ich sehr konzentriert am Schreibtisch vor meinem heimischen Laptop sitze, sehe ich, wie wichtig es bei Vortragenden ist, ihr Handwerk zu beherrschen. Da fallen altbekannte Marotten wie das Ablesen von Texten der Präsentation, die vielen Ähs, das Vorbeischauen an der Kamera, das emotionslose durch-den-Vortrag-Hetzen, die Vorträge „von der Stange“ und viele Dinge mehr sofort auf.

Mein Tipp: Setzen Sie auch oder gerade bei Online-Events bei Ihrer Speakerauswahl auf Profis. Wenn Sie die Reichweite Ihres Events erhöhen konnten, sitzen im Idealfall an den Empfangsgeräten mehr Teilnehmende, als sonst im Saal und die möchten überzeugt und gefesselt werden von guten Inhalten und Speakern, die mich als Zuschauerin auch durch die Kamera erreichen und berühren können. Gleiches gilt für die Moderation: Hier sind Menschen gefragt, die sich voll und ganz auf das unsichtbare Publikum einlassen und Beziehungen aus dem On ins Off aufbauen können.

Keine Kleinigkeiten

Bei der technischen Vorbereitung überlassen Sie sicher nichts dem Zufall. So sollte es auch für Ihr Programm gelten. Das gilt für die Kleidung von Vortragenden, für die projizierten Hintergründe, für Einblendungen von Namen und das Wiederholen von technischen Hinweisen genauso wie für die Länge von Vorträgen. Oft sind es gerade die Kleinigkeiten, die zum Abschalten der Zuschauenden führen – sei es gedanklich oder indem der Event vorzeitig verlassen wurde.

Mein Tipp: Wenn Sie Ihren Online-Event vorbereiten, arbeiten Sie vermutlich nicht allein, sondern im Team. Sie sollten jemanden darin benennen, der oder die sich vor allem um die Sicht und die Bedürfnisse Ihrer Teilnehmenden kümmert: Könnte es ggf. Probleme mit unruhigen Hintergründen geben? Flimmern bestimmte Kleidungsmuster vor dem Hintergrund oder lassen die Speaker im Bildschirmgeschehen optisch verschwimmen? Wer hält während des Events mit den Speakern Kontakt und nimmt die Position des Publikums ein, um hier sofort reagieren zu können, wenn es unschöne Effekte gibt? Auch das sind Aspekte, die unbedingt und genauso intensiv berücksichtig werden sollten, wie bei Offline-Events.

Neuer Begleiter: der Exit-Button

Auch wenn die Verlockung mitunter groß ist, schnell auf Online-Formate zu setzen, sollte bei der Entscheidung unbedingt beachtet werden, dass auch hier Qualität zählt. Aus eigener Erfahrung kann ich sagen, dass die Hemmschwelle dazu, einen Online-Event zu verlassen, auch wenn ich dafür bezahlt habe, niedriger ist, als eine Eventlocation bei einem physischen Event zu verlassen. Der „Exit-Button“ ist schnell gedrückt und gerade deshalb ist es auch bei Online-Veranstaltungen so immens wichtig, auf Qualität und Profis zu setzen und Schnellschüsse zu vermeiden. Nur so können Online-Lösungen sinnvoll und nachhaltig dazu genutzt werden, als Veranstaltende am Markt zu bestehen.

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