Eventkommunikation – noch nie so wichtig wie heute!

Seit vielen Jahren beschäftige ich mich mit dem Thema Eventkommunikation. Darunter verstehe ich die Kommunikation von Veranstaltenden zu ihrem Event, damit möglichst viele Menschen davon erfahren, sich dafür interessieren und sich natürlich dann auch für eine Teilnahme entscheiden. Das sind im Prinzip auch die Hauptaufgaben guter Eventkommunikation:

  • Informieren
  • Interesse wecken
  • Begleiten und Dokumentieren

Werbung vs. Content

Wichtig für eine gute und zielgerichtete Kommunikation ist dabei vor allem ein ausgewogenes Verhältnis zwischen Werbung und gutem Content. Was aber genau ist der Unterschied zwischen beidem? Bei der reinen Eventwerbung, die in der Regel anlassbezogen ist, geht es immer um die Veranstaltung und um die schnelle Steigerung der Bekanntheit oder auch Reichweite. Am Ende steht im Idealfall der Ticketkauf. Hierfür werden oft zahlreiche Posts formuliert und über kostenpflichtige Angebote der relevanten sozialen Plattformen regelmäßig an eine festgelegte Zielgruppe ausgespielt.

Content im Zuge der Eventkommunikation umfasst etwas mehr, sagen wir Tiefgang oder Substanz. Gerade Veranstaltungen bieten zahlreiche Themen, die sich gut für die Kommunikation eignen. Somit gewährt der Veranstalter beispielsweise Einblicke in die Planung des Events, stellt die Referierenden näher vor oder lädt seine Community zur Interaktion und Mitbestimmung ein. Um einen Spannungsbogen bis zum Termin der Veranstaltung aufzubauen, ist eine gute Planung sowohl zeitlich als auch inhaltlich nötig. Und Sie werden es sich denken: Die Grenzen zwischen Werbung und Content sind heutzutage fließend. Und guter Content zahlt selbstverständlich auch in die Werbung für die Veranstaltung ein.

Titelgrafik des Newsletters Eventpost. Darauf ist ein Portraitfoto von Kerstin Hoffmann-Wagner zu sehen, die einen lächelnd anschaut, einen roten Pullover trägt und auf einem hellgrünen Sessel sitzt. Der Hintergrund ist in leichten Grüntönen gehalten und weichgezeichnet. Im Bild steht der Text "Meine Gedanken und Impulse zu zukunftsgerichteten Eventkonzepten". Rechts in der Grafik ist mit großen Buchstaben der Schriftzug Eventpost zu sehen und rechts darüber das Logo von Kerstin Hoffmann-Wagner.

Wenn’s nachhaltig werden soll

Bereits in den letzten Jahren hat professionelle Eventkommunikation stetig an Bedeutung gewonnen. Gerade in Zeiten von Social Media, in denen jedes Ereignis eventisiert wird und wir mit unseren Businessveranstaltungen offen gegen alle möglichen Arten von Events konkurrieren, ist es wichtig, sich deutlich aus der Masse abzuheben. Eine nicht einfache Herausforderung neben zwei weiteren Aufgaben von Eventkommunikation: dem Community Management und der zeitlichen Verlängerung des Events.

All diese Herausforderungen erfordern eine fundierte Strategie mit genauer Definition von Zielen und Zielgruppen. Im Hinblick auf knappe Budgets für Veranstaltungen enorm wichtig: eine zielgerichtete Eventkommunikation, die genau dort ankommt und wirkt, wo wir es als Veranstaltende möchten. Damit aber nicht genug, denn heutzutage kommt noch eine neue Aufgabe für Eventkommunizierende dazu: die Nachhaltigkeitskommunikation. Was hat es denn nun damit auf sich?

Eines der wichtigsten Ziele auch für Eventplanende muss heute sein, die eigenen Veranstaltungen nachhaltig zu planen und zu gestalten. Als wichtiger Aspekt der Unternehmenskommunikation fließen nicht nur die inszenierten Markenbotschaften in die Kommunikationsziele ein. Auch die nachhaltigen Aspekte und verfolgten Ziele sollten in einem nachhaltig agierenden und vernetzt arbeitenden Unternehmen in die Gesamt-Nachhaltigkeit einfließen. Aus diesem Grund kommt der Eventkommunikation nun noch eine weitere Aufgabe zu, nämlich das transparente und nachprüfbare Aufzeigen aller nachhaltigen Aktivitäten rund um Ihre Eventplanung.

Eventprofi und Kommunikationsguru

Schon die Konzeption, Planung und Umsetzung allein stellt Eventprofis heute vor enorme Herausforderungen. In kaum einer anderen Zeit wie während der letzten 2-3 Jahre haben sich die Bedingungen an Planende derart verändert und setzen dadurch ständige Weiterentwicklung voraus. Und hier macht auch die Eventkommunikation nicht Halt. Denn neben den je nach Zielgruppe noch immer passenden klassischen Kommunikationswegen über gedruckte Einladungen, erfolgt die Kommunikation zu Ihrer Veranstaltungen heute vorwiegend über Online-Kanäle wie Social Media, Websites oder auch Newsletter. Und all das will gelernt sein, denn gerade bei der Vielzahl an unterschiedlichen Anforderungen an die Eventplanung muss zeitgemäße Eventkommunikation professionell, zielgerichtet und wirkungsvoll sein. Das passiert nicht mal eben nebenbei, sondern erfordert Wissen und Erfahrung.

Die Grafik zeigt eine kurvige Strasse, in der mit farbigen Markierungen 4 Phasen der Kommunikation markiert sind:
Phase 1 mit Eventankündigung und ersten Infos zu Nachhaltigkeitsaktivitäten
Phase 2 mit regelmäßigen Insights zur Eventplanung und Nachhaltigkeit, einzelne Programm-Meilensteine vorstellen
Phase 3 tagesaktuelle Kommunikation vom Event
Phase 4 Nachberichterstattung beispielsweise mit Fotos, Testimonials und auch die Nachhaltigkeitsberichterstattung

Wie aber kombiniert man all diese Themen? In dem Sie am besten gleich von Anfang an Ihrer Kommunikation zeitlich und inhaltlich mit planen. Das erleichtert das Absetzen von Social-Media-Posts oder auch die Einbindung in Ihren Newsletter ungemein und ermöglicht zudem das Auschöpfen der inhaltichen Möglichkeiten Ihres Events für Ihre Kommunikation. Dabei kommt es vor allem wie schon erwähnt auf eine gute Mischung an: Was läuft unter reiner Werbung? Wie produzieren Sie guten Content und binden Ihre Nachhaltigkeitskommunikation mit ein? Ein paar Impulse gibt Ihnen meine Roadmaß für Eventkommunikation.

Planung wichtiger denn je

Wer heute Events plant, spürt, wie sich die eigene Arbeit verändert und uns ständig vor neue Herausforderungen stellt. Statt den Kopf in den Sand zu stecken und so weiterzuarbeiten wie früher, sollten wir vielmehr die Professionalisierung aller Aspekte von Eventplanung annehmen und entsprechend darauf reagieren. Die Zeiten von mal eben nebenbei auch noch Social-Media-Aktivitäten betreuen, spontan aus dem Ärmel heraus und ungeplant sind vorbei – das sollte jedem klar sein. Der Angst, all diesen neuen und aktuellen Anforderungen nicht gerecht zu werden, kann durch gute Planung von Anfang an entgegengewirkt werden. Sie ermöglicht es uns Planenden, zu jedem Zeitpunkt wichtige To-Do’s abzurufen und die Eventkommunikation zu steuern. Und sie gibt uns rechtzeitig einen Hinweis, wenn wir personelle Unterstützung hinzuziehen sollten. So bleiben Sie permanent auf der richtigen Spur!


Haben Sie Fragen dazu, wie Sie Ihre Eventkommunikation als Veranstalter angehen? Dann kommen Sie doch einfach direkt auf mich zu zum Beispiel mit einer Email!

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  • Beitrags-Kategorie:Eventkommunikation
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